A inteligência artificial já é utilizada para elaborar documentos, analisar currículos, organizar informações e apoiar decisões. Celulares permitem gravar reuniões e divulgar imagens em poucos segundos. Óculos inteligentes com câmeras integradas tornam possível registrar ambientes, conversas, telas e documentos de maneira ainda mais discreta.
Essas tecnologias avançaram rapidamente, mas muitas empresas ainda não definiram regras para seu uso. Na ausência de orientação, cada profissional decide quais ferramentas utilizar, quais informações compartilhar e em quais situações pode gravar ou fotografar o ambiente de trabalho.
O risco não está apenas na tecnologia. Ele também está na falta de critérios para utilizá-la.
Uma reunião pode estar sendo gravada sem que todos saibam
Gravar reuniões virtuais se tornou uma prática comum. Algumas plataformas informam aos participantes quando a gravação é iniciada. O mesmo cuidado, porém, nem sempre existe quando alguém utiliza o próprio celular ou outro dispositivo.
Os óculos inteligentes acrescentam uma nova camada a essa discussão. Como a câmera está integrada a um objeto de uso pessoal, as pessoas ao redor podem não perceber com clareza que estão sendo registradas. Dentro de uma empresa, isso pode expor conversas, documentos, telas de computadores, dados de clientes e informações estratégicas.
A possibilidade técnica de gravar não significa que o conteúdo possa ser utilizado ou divulgado sem limites. A análise jurídica depende do contexto, da finalidade, das pessoas envolvidas, do ambiente e do destino dado às imagens e aos sons.
Uma gravação utilizada para resguardar um direito, por exemplo, não se confunde com a publicação de trechos de uma reunião nas redes sociais. Da mesma forma, o fato de uma imagem ter sido registrada em determinado ambiente não autoriza automaticamente seu uso para qualquer finalidade.
A empresa pode estabelecer regras para celulares e dispositivos com câmeras?
A empresa pode definir regras sobre o uso de celulares, câmeras e outros dispositivos em suas dependências, desde que as medidas sejam justificadas, proporcionais aos riscos da atividade e comunicadas aos profissionais.
Ambientes que concentram dados pessoais, informações confidenciais, projetos em desenvolvimento, processos industriais ou atendimento a clientes podem exigir cuidados específicos. Isso não significa necessariamente proibir todos os aparelhos em toda a empresa.
As medidas podem incluir:
- restrição de gravações em reuniões estratégicas;
- proibição de fotografias em áreas com documentos ou telas visíveis;
- autorização prévia para captação de imagens e sons;
- definição de áreas nas quais dispositivos com câmeras não podem ser utilizados;
- regras para publicação de conteúdos relacionados à empresa;
- orientação sobre o uso de aparelhos pessoais nas atividades profissionais.
Uma política interna precisa refletir a realidade da organização. Criar uma regra excessivamente ampla, que não possa ser aplicada ou fiscalizada, tende a gerar mais dúvidas do que proteção.
A inteligência artificial pode estar sendo utilizada sem o conhecimento da empresa
Muitas organizações já usam inteligência artificial, ainda que não tenham contratado oficialmente uma plataforma. Isso acontece quando os próprios profissionais recorrem a ferramentas públicas para revisar contratos, resumir reuniões, analisar planilhas, preparar apresentações ou elaborar respostas para clientes.
O uso pode parecer inofensivo, mas documentos inseridos nessas plataformas podem conter dados pessoais, estratégias comerciais, informações financeiras ou cláusulas protegidas por confidencialidade.
Outro ponto de atenção está nas decisões apoiadas por algoritmos. Sistemas utilizados em processos seletivos, avaliações de desempenho ou gestão de equipes podem reproduzir distorções presentes nos dados utilizados em seu desenvolvimento.
Segundo a Organização Internacional do Trabalho, um em cada quatro empregos no mundo apresenta algum grau de exposição à inteligência artificial generativa. A organização considera mais provável a transformação das atividades do que a substituição integral dos trabalhadores.
A empresa continua responsável pelas decisões tomadas com o apoio dessas ferramentas. A justificativa de que um resultado foi produzido pelo sistema não afasta automaticamente a necessidade de explicar os critérios utilizados nem as consequências de uma decisão equivocada ou discriminatória.
Quais regras devem orientar o uso da inteligência artificial?
Antes de autorizar uma ferramenta, a empresa precisa compreender como ela funciona, quais dados serão utilizados e quem terá acesso às informações processadas.
Uma política interna pode estabelecer:
- quais ferramentas estão autorizadas;
- quais informações não podem ser inseridas;
- quais tarefas exigem revisão humana;
- quem deve validar o conteúdo produzido;
- como erros e incidentes devem ser comunicados;
- quais áreas devem aprovar novas aplicações;
- como será realizado o treinamento dos profissionais.
Também é importante revisar os contratos dos fornecedores. Cláusulas sobre proteção de dados, confidencialidade, segurança da informação, propriedade intelectual e responsabilidade por incidentes precisam ser avaliadas de acordo com a finalidade da contratação.
O trabalho híbrido ampliou os pontos de atenção
As fronteiras entre recursos pessoais e profissionais se tornaram menos definidas. Celulares particulares são usados para acessar documentos corporativos, mensagens de trabalho são enviadas por aplicativos pessoais e reuniões acontecem em ambientes domésticos.
Uma câmera ligada pode mostrar pessoas que não participam da reunião, documentos sobre uma mesa ou detalhes do ambiente familiar. Arquivos podem permanecer armazenados em aparelhos sem os mesmos controles de segurança adotados nos equipamentos da empresa.
Além da proteção de dados, o trabalho híbrido exige atenção ao controle de jornada, ao uso de equipamentos, aos canais oficiais de comunicação e ao envio de mensagens fora do horário profissional.
Cada empresa precisa analisar como o trabalho acontece na prática. Uma política copiada de outra organização pode não refletir a operação, criar obrigações desnecessárias ou deixar riscos importantes sem tratamento.
Quando procurar assessoria jurídica?
O ideal é que a avaliação jurídica aconteça antes da contratação de uma ferramenta ou da ocorrência de um incidente. A empresa deve procurar orientação quando pretende:
- utilizar inteligência artificial em processos internos;
- automatizar seleções ou avaliações de desempenho;
- adotar sistemas de monitoramento ou biometria;
- estabelecer regras para gravações e dispositivos com câmeras;
- revisar as condições do trabalho híbrido ou remoto;
- utilizar dados de profissionais ou clientes para uma nova finalidade;
- criar políticas sobre privacidade, segurança e uso de tecnologia.
O primeiro passo é mapear o que já acontece na organização. Quais ferramentas são utilizadas? Que informações são inseridas nelas? Reuniões são gravadas? Existem áreas com dados ou documentos que não podem ser expostos? Os profissionais receberam alguma orientação?
A partir desse diagnóstico, jurídico, Recursos Humanos, Tecnologia da Informação, Segurança da Informação e áreas de negócio podem definir regras compatíveis com a operação.
Como a Benevento Advocacia pode apoiar sua empresa
A Benevento Advocacia auxilia empresas na avaliação jurídica de novas tecnologias, na revisão de contratos com fornecedores e na elaboração de políticas internas sobre inteligência artificial, proteção de dados, confidencialidade, gravações e dispositivos utilizados no ambiente profissional.
A atuação preventiva permite identificar riscos, estabelecer responsabilidades e documentar os critérios adotados. A empresa não precisa esperar que todas as questões sejam respondidas por uma nova lei para organizar o uso da tecnologia. Precisa conhecer as normas que já se aplicam e transformá-las em procedimentos adequados à sua realidade.